各學(xué)院：

為確保我校2020屆畢業(yè)研究生的檔案歸檔及時(shí)有效、規(guī)范完整，根據(jù)學(xué)校檔案館要求，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、學(xué)位檔案歸檔方式

1.根據(jù)學(xué)位授予時(shí)間分批次進(jìn)行

自2020屆畢業(yè)研究生起，檔案根據(jù)學(xué)位授予時(shí)間分批次整理，分為6月、9月、12月三個(gè)批次，根據(jù)不同批次的研究生檔案分卷表分類(lèi)進(jìn)行。

2.根據(jù)培養(yǎng)內(nèi)容分類(lèi)進(jìn)行

自2020屆畢業(yè)研究生起，檔案根據(jù)研究生招生、培養(yǎng)、學(xué)位、學(xué)科等內(nèi)容分類(lèi)整理，不再以學(xué)生為單位匯總?cè)繖n案材料進(jìn)行。

3.根據(jù)研究生培養(yǎng)層次和培養(yǎng)類(lèi)型分類(lèi)進(jìn)行

研究生根據(jù)培養(yǎng)層次和培養(yǎng)類(lèi)型分為學(xué)術(shù)型博士、學(xué)術(shù)型碩士、專(zhuān)業(yè)型碩士三種，研究生學(xué)位檔案也依據(jù)此類(lèi)別分別歸檔。

二、學(xué)位檔案歸檔材料清單

1.招生2020屆畢業(yè)碩博研究生錄取登記表 （紙質(zhì)版蓋章原件）

2.培養(yǎng)2020屆畢業(yè)碩博研究生課程成績(jī)單（紙質(zhì)版蓋章原件）

3.學(xué)位 2020屆研究生學(xué)位申請(qǐng)書(shū)（紙質(zhì)版蓋章原件）

三、紙質(zhì)資料歸檔要求

1.按照招生、培養(yǎng)、學(xué)位不同類(lèi)別檔案材料中的《2020屆**月授予學(xué)位研究生檔案分卷表》對(duì)2020屆畢業(yè)研究生檔案進(jìn)行分卷，詳見(jiàn)附件中不同類(lèi)別的檔案分卷表。

2.分卷時(shí)請(qǐng)嚴(yán)格按照相應(yīng)《2020屆**月授予學(xué)位研究生檔案分卷表》中的學(xué)生名單順序進(jìn)行。

以《研究生學(xué)位申請(qǐng)書(shū)》（每個(gè)學(xué)生申請(qǐng)書(shū)大約8-9頁(yè)）為例，分卷表中“檔案號(hào)”欄標(biāo)注了以學(xué)院為單位每6-7個(gè)研究生為一卷的檔案號(hào)，每卷檔案頁(yè)碼大約50-70頁(yè)。后一欄的“頁(yè)碼”欄需標(biāo)注以每個(gè)相應(yīng)檔案號(hào)排序的學(xué)生學(xué)位申請(qǐng)書(shū)起始頁(yè)的頁(yè)碼。

每個(gè)案卷須用鉛筆在紙質(zhì)檔案材料每頁(yè)（帶字頁(yè)，正反面）右下角編頁(yè)碼（對(duì)有字頁(yè)編頁(yè)碼，無(wú)字頁(yè)忽略），每個(gè)案卷從1-n頁(yè)；每個(gè)案卷須用鉛筆在每卷起始頁(yè)下方中間寫(xiě)檔案號(hào)（例：2020-JX1216-1）。每份檔案材料須加蓋二級(jí)學(xué)院紅章。

3.《2020屆**月授予學(xué)位研究生檔案分卷表》中研究生名單分為博士、學(xué)碩和專(zhuān)碩三類(lèi)，招生、培養(yǎng)、學(xué)位類(lèi)均有不同的檔案號(hào)，如《研究生錄取登記表》博士檔案號(hào)為2020-JX1113-，碩士為2020-JX1213-，《研究生成績(jī)單》博士為2020-JX1114-，碩士為2020-JX1214-，《研究生學(xué)位申請(qǐng)書(shū)》博士為2020-JX1116-，碩士為2020-JX1216-，每個(gè)學(xué)院均是博士單獨(dú)立卷，先學(xué)碩后專(zhuān)碩分卷，根據(jù)檔案號(hào)順序進(jìn)行檔案組卷整理。

4.紙質(zhì)資料中的訂書(shū)釘（尤其是金屬制的）須全部摘除、啟掉。

5.研究生檔案資料均為原件且完整齊全無(wú)破損，如有缺失材料請(qǐng)寫(xiě)明原因并由單位負(fù)責(zé)人簽章。

四、紙質(zhì)檔案材料提交時(shí)間和地點(diǎn)

紙質(zhì)材料提交時(shí)間：4月底前

提交地點(diǎn)：

招辦歸檔聯(lián)系人：張老師82617761 燕山辦公樓421

培養(yǎng)歸檔聯(lián)系人：譚老師82911793 燕山辦公樓425

學(xué)位歸檔聯(lián)系人：郝老師88525292 燕山辦公樓442

研究生院

2021年4月11日