第一章 總 則

第一條為適應(yīng)我校研究生教育綜合改革的需要，實(shí)現(xiàn)研究生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化，根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條研究生檔案是記錄和反映研究生個(gè)人經(jīng)歷的重要文字材料，是考察研究生本人學(xué)習(xí)、工作、生活和成長情況的重要依據(jù)，研究生檔案管理是研究生教育和管理工作的重要組成部分。

第三條研究生院（研究生工作部）負(fù)責(zé)研究生檔案管理工作的指導(dǎo)監(jiān)督，各研究生培養(yǎng)單位負(fù)責(zé)研究生檔案的保存管理。

第二章 擬錄取考生檔案的審核和整理

第四條擬錄取考生的檔案由研究生院（研究生工作部）負(fù)責(zé)簽收，根據(jù)研究生招生辦公室提供的擬錄取名單，按照考生所屬研究生培養(yǎng)單位和專業(yè)進(jìn)行分類整理。并于每年九月下旬移交至研究生培養(yǎng)單位。

第五條研究生檔案材料移交時(shí)，須填寫研究生院（研究生工作部）統(tǒng)一印制的《檔案移交登記單》，一式兩份，由交接雙方確認(rèn)核對后簽字，各執(zhí)一份。

第六條各研究生培養(yǎng)單位負(fù)責(zé)對擬錄取考生檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括：

1.報(bào)考研究生前各個(gè)學(xué)習(xí)和工作階段的檔案材料是否齊全；

2.最后學(xué)歷與報(bào)考學(xué)歷是否一致；

3.相關(guān)黨團(tuán)材料是否齊全。

第七條各研究生培養(yǎng)單位須將擬錄取考生檔案審核情況反饋給研究生院（研究生工作部），審核不合格的考生檔案由研究生招生辦公室退回考生原單位，材料不齊全的要求考生補(bǔ)齊。

第八條審核合格的擬錄取考生檔案作為研究生入學(xué)前檔案材料，由所屬研究生培養(yǎng)單位負(fù)責(zé)管理和保存。

第三章 研究生在校期間相關(guān)材料歸檔

第九條研究生檔案材料包括入學(xué)前檔案和在校期間歸檔的材料，研究生在校學(xué)習(xí)期間應(yīng)歸檔的材料包括以下內(nèi)容：

1.碩士研究生歸檔材料：黨、團(tuán)組織相關(guān)材料；攻讀碩士研究生入學(xué)登記表；碩士研究生登記表；成績單；授予學(xué)位證明書；畢業(yè)研究生登記表；就業(yè)通知書；入學(xué)體檢表；學(xué)籍異動(dòng)材料；推免生材料；獎(jiǎng)懲材料以及其它具有保存價(jià)值、應(yīng)予歸檔的研究生個(gè)人材料。

2.博士研究生歸檔材料：報(bào)考攻讀博士學(xué)位研究生登記表等考務(wù)檔案材料；博士研究生登記表；授予學(xué)位證明書；畢業(yè)研究生登記表；成績單；入學(xué)體檢表；學(xué)籍異動(dòng)材料；獎(jiǎng)懲材料以及其它具有保存價(jià)值、應(yīng)予歸檔的研究生個(gè)人材料；非定向博士研究生還應(yīng)包括就業(yè)通知書。

第十條研究生檔案材料歸檔的有關(guān)要求：

1.每份檔案袋上要列出研究生歸檔材料的具體目錄，詳細(xì)記載歸檔的主要材料。

2.研究生歸檔材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整清晰，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，應(yīng)當(dāng)加蓋公章，規(guī)定由本人的簽字須由本人簽字。

3.檔案材料須用藍(lán)黑鋼筆或簽字筆填寫，嚴(yán)禁涂改、修補(bǔ)和其它技術(shù)處理。

第四章 研究生檔案的查閱與使用

第十一條校外有關(guān)單位和個(gè)人因工作需要查閱研究生檔案的，應(yīng)當(dāng)由2人以上持單位組織、人事部門或公安、保衛(wèi)部門的介紹信，出具有關(guān)身份證明，說明查閱內(nèi)容及目的，方可在檔案管理人員在場的情況下查閱檔案，并按規(guī)定予以登記。

第十二條研究生檔案一般不予借閱，確因工作需要必須借閱的，應(yīng)當(dāng)由借閱單位出具證明，填寫《研究生檔案借閱審批表》，經(jīng)各培養(yǎng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。

第十三條研究生檔案借閱時(shí)間不得超過7天，若情況特殊需延期的，應(yīng)補(bǔ)辦借閱手續(xù)。外借檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案目錄核對材料，履行歸還手續(xù)。

第十四條查（借）閱研究生檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得涂改、勾畫、標(biāo)記、抽出、撤換、銷毀檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘記、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。

第十五條研究生本人不得查閱個(gè)人檔案。確有極特殊原因需要復(fù)制本人相關(guān)檔案材料的，須由研究生本人提交書面申請，說明需要何種證明材料和使用目的，經(jīng)各培養(yǎng)單位研究生檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按規(guī)定辦理。

第五章 研究生檔案的轉(zhuǎn)遞

第十六條研究生畢業(yè)后，由各培養(yǎng)單位按照研究生院（研究生工作部）關(guān)于畢業(yè)生檔案封裝要求進(jìn)行整理、封存，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交給研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）通過中國郵政進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。

第十七條畢業(yè)派遣研究生檔案的轉(zhuǎn)遞依據(jù)為就業(yè)通知書；升學(xué)研究生檔案轉(zhuǎn)遞依據(jù)為錄取通知書或調(diào)檔函；在職研究生檔案的轉(zhuǎn)遞依據(jù)為其單位所開具的調(diào)檔函。

第十八條畢業(yè)研究生檔案若因特殊情況需個(gè)人提取的，須提供檔案接收單位調(diào)檔介紹信和提檔人有效身份證件。

第十九條在畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞完成3個(gè)工作日后，研究生院（研究生工作部）將檔案轉(zhuǎn)遞去向在研究生院網(wǎng)站學(xué)生管理欄目的最新動(dòng)態(tài)進(jìn)行公布，為畢業(yè)研究生提供查詢服務(wù)。

第二十條結(jié)業(yè)、肄業(yè)和中途退學(xué)的研究生檔案，各培養(yǎng)單位根據(jù)接收單位出具的接收證明材料報(bào)研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）統(tǒng)一進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。

第六章 研究生檔案管理的檢查監(jiān)督

第二十一條研究生院（研究生工作部）要對各研究生培養(yǎng)單位研究生檔案管理工作進(jìn)行不定期檢查，確保研究生檔案管理工作的有序進(jìn)行。

第二十二條研究生檔案管理的相關(guān)工作人員要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理紀(jì)律，確保研究生檔案的連續(xù)、完整與安全。

第七章 附 則

第二十三條本辦法自公布之日起執(zhí)行，本辦法由研究生院（研究生工作部）負(fù)責(zé)解釋。

第二十四條本辦法自公布之日起，《東北財(cái)經(jīng)大學(xué)研究生檔案管理辦法》（東北財(cái)大研究生研發(fā)[2012]13號）同時(shí)廢止。